Welke verantwoordelijkheden heeft (het bestuur van) de vereniging bij het houden van activiteiten?
In dit document geven we handvatten hoe u op een verantwoorde wijze aan de slag kunt zijn als de maatregelen dat toelaten.
We merken op dat onderstaande adviezen niet bindend zijn en er geen rechten aan ontleend kunnen worden.
Uitgangspunten:
– De Rijksoverheid bepaalt welke maatregelen er gelden. Iedereen wordt geacht deze maatregelen te kennen. Stel je voortdurend op de hoogte van de aanwijzingen en mededelingen van de Rijksoverheid of andere bevoegde instanties en volg deze op.
– Stel je gemeente op de hoogte van de activiteiten die je zult oppakken.
– De door de Rijksoverheid opgestelde basisregels gelden onverkort.
Algemene adviezen:
– Volg de richtlijnen die zijn opgesteld door de branche in het protocol van KNMO: (www.knmo.nl/protocol )
– Stel regels op die bij uw activiteiten zullen gelden.
– Pas de regels indien nodig aan.
– Ga niet aan de slag als het niet verantwoord is en stop met activiteiten als er gevaar voor de gezondheid dreigt. Bij twijfel geldt: niet doen.
– Wijs iedereen op zijn eigen verantwoordelijkheid om verspreiding van het virus zoveel als mogelijk te voorkomen.
– Indien er vragen zijn, neem dan contact op met de branche-organisatie of informeer eens bij een vereniging in de buurt hoe zij het aanpakken.
Verdeling verantwoordelijkheden over betrokken partijen:
– Stel aan de hand van het Protocol Sector Cultuureducatie- en participatie vast welke maatregelen er getroffen dienen te worden om de activiteiten (repetities, lessen enz.) te kunnen doen.
– Stel vast welke partijen er bij het treffen van de maatregelen betrokken zijn en ga met deze partijen in overleg.
– Bespreek met elkaar wie welke maatregel(en) op zich neemt en leg deze verdeling van de maatregelen vast.
– Evalueer regelmatig de gemaakte afspraken en pas deze waar nodig aan.
Verantwoordelijkheid richting de leden
– Gebruik de poster om de basisregels steeds onder de aandacht te brengen (zie bijlage).
– Stel je leden op de hoogte van de regels die er in de komende tijd zullen gelden. Vergewis je er van dat de leden deze regels hebben doorgenomen en informeer of er nog vragen zijn.
– Stel (conform protocol) iemand aan die toeziet op naleving van alle voorwaarden, en aanspreekpunt is voor de gebouweigenaar, de overheid, koor-/orkestleden, en andere betrokkenen.
– Informeer de leden over de persoon die toeziet op naleving van alle voorwaarden en licht zijn functie toe.
Verantwoordelijkheid richting de leerlingen die via de vereniging lessen volgen en hun docenten
– Gebruik de poster om de basisregels steeds onder de aandacht te brengen (zie bijlage).
– Stel aan de hand van het protocol, waarin richtlijnen voor 1-op-1 lessen en groepslessen zijn opgenomen, regels op.
– Stel de leerlingen, hun ouders en docenten op de hoogte van deze regels en informeer of er nog vragen zijn.
– Wijs de docent op zijn/ haar taken en informeer regelmatig of het goed gaat.
Tot slot:
Om duidelijk te hebben wie welke taak op zich neemt en daarmee ook de verantwoordelijkheid voor die taak draagt, is het belangrijk om goede afspraken te maken over wie wat doet en deze afspraken vervolgens vast te leggen (zie ook ‘verdeling verantwoordelijkheden over betrokken partijen). Door op deze manier samen te werken, voorkom je dat er zaken dubbel gebeuren of zelfs niet gebeuren.
Wellicht dat u zich zorgen maakt over een eventuele aansprakelijkheid in het geval leden, docenten en/ of leerlingen het coronavirus krijgen. Het is niet mogelijk om in algemene zin aan te geven wanneer de vereniging wel of niet aansprakelijk zou zijn. Dat hangt van alle omstandigheden van het geval af (zoals de rechtsverhoudingen, de overeenkomsten, de feitelijke situatie enz.). Het is daarbij ook de vraag of vastgesteld zou kunnen worden dat het virus tijdens uw activiteit(en) is verspreid en deze verspreiding is veroorzaakt door het niet naleven van voorgeschreven maatregelen.
Als er al zou worden vastgesteld dat de vereniging onjuist heeft gehandeld (in juridische zin: tekortgeschoten, dan wel onrechtmatig gehandeld) is het bestuur aansprakelijk als er sprake is van een onbehoorlijke taakvervulling. Daarvan is sprake als geen redelijk denkend bestuur – onder dezelfde omstandigheden – zo gehandeld zou hebben.
Een bestuurder kan persoonlijk aansprakelijk zijn als hem een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Hiervan is niet snel sprake; de lat voor het met succes aansprakelijk kunnen stellen van een bestuurder ligt erg hoog.
Indien u de maatregelen in het protocol treft, deze maatregelen naleeft en uw leden, docenten en leerlingen op de maatregelen heeft gewezen, heeft u naar onze mening uw verantwoordelijkheid genomen en lijkt ons een aansprakelijkheid niet mogelijk.
v. 2021-11-12