We vergaderen steeds meer online en zelfs als corona voorbij is, zal het online vergaderen niet verdwijnen. Zo langzamerhand raken steeds meer mensen bekend met de mogelijkheden. Toch zijn er ook handigheidjes die niet bij iedereen bekend zijn. Daarom zetten we de mogelijkheden even voor je op een rij. Mis je iets? Laat het ons dan weten via info@knmo.nl.
Hieronder beschrijven we de algemene etiquetten en handigheidjes. Voor de uitleg per medium verwijzen wij graag door naar de site van Iphoned, die een duidelijke uitleg specifiek medium hebben gemaakt: ZOOM, Google Hangouts, Microsoft Teams of Jitsi (uitleg van Senior Live).
1. Kom op tijd!
Zorg dat je iets voor de meeting inlogt. Je hebt dan tijd om te zorgen dat je met beeld en geluid aanwezig bent.
2. Gebruik een laptop, pc of iPad, niet je telefoon.
Natuurlijk kun je via je telefoon wel zoom meeting bijwonen, maar dan heb je niet alle dezelfde mogelijkheden, je hebt bijvoorbeeld niet alle deelnemers aan de vergadering in beeld.
3. Mute jezelf als je niet spreekt.
Dit doe je door te klikken op het microfoontje, als je gemute bent staat hier meestal een rood of grijs streepje door.
4. Gebruik van de camera
Het is wel zo aardig om je camera aan te zetten, dan heb je nog een beetje het idee dat je elkaar echt ontmoet. Als je de andere deelnemers aankijkt, lijkt het juist of je van ze wegkijkt. Kijk als je aan het woord bent recht in de camera. Ga indien mogelijk niet voor een raam of lichtbron zitten, de andere deelnemers zien dan alleen je silhouet. Zet de camera op de goede hoogte, zodat mensen niet van onderaf tegen je aankijken.
5. Door elkaar heen praten.
In een online vergadering is soms lastiger aan te voelen of iemand iets wil zeggen dan in fysieke bijeenkomsten. Daarnaast geeft door elkaar praten veel meer onrust dan in een fysieke bijeenkomst. Hierom is het, zeker als je met meerdere mensen samenkomt, handig als één persoon de voorzitter is die mensen het woord geeft en ontneemt. Over het algemeen heeft ieder medium een middel om een hand op te steken, om aan te geven dat je iets wil zeggen. Dit helpt de voorzitter om te weten wie wil praten en wie hij het woord kan geven.
6. Chatfunctie
Elk online medium heeft ook een chatfunctie, maar die staat meestal niet standaard aan. Het is dus goed om af te spreken of je die wel of niet gebruikt. Je kunt berichtjes naar de hele groep sturen, bijvoorbeeld als je een link wilt delen. Je kunt berichtjes naar een van de deelnemers sturen, bijvoorbeeld als je kort iets wilt overleggen. Let op dat als je een persoonlijk berichtje krijgt je ook aan die persoon antwoord en niet aan de hele groep.
7. Opname maken van de vergadering
Over het algemeen kan de ‘host’ van een vergadering ervoor kiezen om een opname te maken van de vergadering. Het is goed gebruik om dit wel aan te gaven aan het begin, zodat mensen hier bezwaar tegen kunnen maken als ze dit niet willen.
Opnemen kan handig zijn zodat bijvoorbeeld mensen die niet aanwezig waren kunnen terugkijken wat er gezegd is, of om notulen uit te werken.
8. Achtergrond
Omdat je meestal van huis uit video-belt, zien mensen een stukje privé van je. Misschien vind je dat niet erg, het kan ook wel wat toevoegen. Als je dat niet wilt, kun je of je achtergrond ‘blurren’ of een andere achtergrond kiezen.
9. Veiligheid
Zeker toen online vergaderen nieuw was, hoorde je veel over de veiligheid. Er waren vergaderingen waar plotseling pornobeelden werden gedeeld. Dit voorkom je door de link voor een vergadering alleen met deelnemers te delen en de deelnemers eerst in een wachtkamer te zetten, dan weet je wie je binnenlaat. Dit kan met de meeste mediums, Jitsi is de uitzondering waar er geen wachtkamer is.
Vaak kan er ook wachtwoord zijn of kun je zelf de vergadering op slot zetten als iedereen aanwezig is. Dan kunnen er geen nieuwe deelnemers meer bijkomen. Ongewenste gasten kun je als host ook altijd uit de vergadering verwijderen door bij participants (of deelnemers) met de muis over de naam te gaan en op remove te klikken.
10. Etiquette
Eigenlijk kunnen we hier kort over zijn: beschouw een zoom meeting als een echte vergadering. Doe geen dingen die je ook niet zou doen als je fysiek bij elkaar bent.
* Richt je op de vergadering en doe geen andere dingen tussendoor
* Zet andere programma’s uit, zodat je niet gestoord wordt door meldingen
* Voor eten en drinken geldt ook dat je dat net zo doet als tijdens fysieke vergaderingen. Je kunt best afspreken om een ontbijt- of lunchvergadering te organiseren
* Zorg dat mensen elkaar kennen, doe eventueel een voorstelrondje
* Ben jij organisator van de vergadering, sluit dan pas af als iedereen weg is