Hoe een goede organisatie en een goede controle
FRAUDE IN UW VERENIGING
kunnen helpen voorkomen
Fraude komt bij allerlei organisaties voor, helaas ook bij vrijwilligersorganisaties zoals verenigingen. Ook in de muziekwereld zijn de afgelopen jaren diverse fraudegevallen aan het licht gekomen, waarbij de schade soms in de tonnen liep. Fraudes kunnen het voortbestaan van verenigingen op het spel zetten en zetten altijd een forse domper op de goede sfeer binnen een vereniging.
In dit artikel tips voor bestuurders en kascommissies van KNMO-verenigingen om de kans op fraude aanzienlijk te verkleinen!
Drie vragen
Vraagt u zich eerst eens af of er een reële kans bestaat dat uw vereniging binnenkort kennis maakt met het fenomeen “fraude”.
Om die vraag te beantwoorden moet u drie vragen stellen. Dat is niet de vraag Is onze penningmeester te vertrouwen? Elke vereniging zal die vraag natuurlijk positief beantwoorden, immers anders had u de penningmeester nooit in zijn functie benoemd.
De vragen die u wel moet stellen, zijn:
- Stel uw penningmeester haalt vandaag de helft van het contante geld uit de clubkas en steekt het in zijn eigen zak. Weet u zeker dat dit binnen een maand ontdekt wordt?
- Stel uw penningmeester boekt vandaag de helft van het banksaldo over naar zijn eigen rekening. Weet u zeker dat dit binnen een maand ontdekt wordt?
- Hoeveel van de jaarlijkse “kascontroles” door de kascommissie van uw vereniging zijn de afgelopen jaren nou echt degelijk uitgevoerd?
Mijn ervaring is dat 95% van de bestuursleden van verenigingen de eerste twee vragen met nee beantwoordt. Zelfs als we de periode van een maand vervangen door een half jaar blijft meer dan 90% deze vragen met nee beantwoorden. En het antwoord van de meeste penningmeesters op vraag drie is Ik heb nog nooit een echt goede kascontrole meegemaakt.
Kent u het gezegde De gelegenheid maakt de dief? Om fraude te voorkomen zult u dus moeten zorgen dat er geen gelegenheid is. Dat is geen blijk van wantrouwen jegens de penningmeester. Het is een kwestie van zuinig zijn op uw eigen penningmeester door hem bescherming te bieden. En het is ook een kwestie van het als gezamenlijk (!) bestuur de verantwoordelijkheid nemen voor het geld dat de leden bijeen hebben gebracht.
Drie oplossingen
Kasgeld
Om te voorkomen dat de penningmeester een greep in de (contante) kas doet is er een simpele oplossing: schaf de kas af!
Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen via de bankrekening van de vereniging te doen. Een voordeel daarvan is ook dat “automatisch” geregistreerd wordt hoeveel van wie is ontvangen en hoeveel aan wie is betaald.
Als het niet mogelijk blijkt om de contante kas helemaal af te schaffen kan het bestuur afspreken dat bij een kassaldo groter dan (bijvoorbeeld) € 100 de penningmeester het meerdere direct bij de bank moet afstorten.
Bankrekening
Een eenvoudige maar heel belangrijke maatregel om te voorkomen dat onterechte betalingen worden gedaan is om iemand naast de penningmeester de mogelijkheid te geven om mee te kijken naar de mutaties op de bankrekening.
Dat kan tegenwoordig met het elektronisch bankieren heel eenvoudig: behalve de penningmeester krijgt een tweede bestuurslid toegang tot de rekening. Dit bestuurslid krijgt geen autorisatie om overboekingen te doen, maar kijkt wekelijks wel even de mutaties door.
Sommige banken (bijv. ABNAMRO) bieden zelfs de mogelijkheid om ‘betalingsalerts’ in te stellen: bij elke afschrijving groter dan € x, ontvangt het ‘controlerende bestuurslid’ dan een melding via e-mail.
Deze maatregel signaleert misbruik in een vroeg stadium, maar werkt natuurlijk ook erg preventief!
Een goede kascommissie
Een goede kascommissie zal fraude in de verenigingsadministratie ontdekken. Soms komen echter fraudes aan het licht die jarenlang konden voortduren – in die gevallen heeft de kascommissie dus gefaald.
Hier vind u informatie over de kascommissie: Kascommissie
Als de kascommissie de jaarlijkse controle van de jaarrekening van de vereniging goed uitvoert, zal een eventuele fraude –van enige betekenis- altijd worden ontdekt. Maar –eigenlijk nog belangrijker- een penningmeester die wéét dat de jaarlijkse controle gedegen wordt uitgevoerd zal ook veel minder snel in de verleiding komen om malversaties te plegen.
Een goede jaarlijkse controle werkt dus ook preventief!
Andere maatregelen
Bij goede implementatie van de genoemde drie maatregelen wordt de kans dat vervelende fraude-incidenten in uw vereniging plaatsvinden al heel erg klein.
Andere concrete tips om het geldverkeer en de administratie te beveiligen vindt u in het leaflet “Voorkomen van fraude”.
Auteur:
drs. Maarten den Ouden, bedrijfseconoom en controlespecialist. Auteur van o.m. de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, zie www.kascommissiegids.nl.
datum: 13 januari 2022