We vergaderen steeds meer online en zelfs als corona voorbij is, zal het online vergaderen niet verdwijnen. Zo langzamerhand raken steeds meer mensen bekend met de mogelijkheden. Toch zijn er ook handigheidjes die niet bij iedereen bekend zijn. Daarom zetten we de mogelijkheden even voor je op een rij. Mis je iets? Laat het ons dan weten via info@knmo.nl.
1. Kom op tijd!
Zorg dat je iets voor de meeting inlogt. Je hebt dan tijd om te zorgen dat je met beeld en geluid aanwezig bent.
2. Gebruik een laptop, pc of iPad en niet je telefoon
Natuurlijk kun je via je telefoon wel zoom meeting bijwonen, maar dan heb je niet alle dezelfde mogelijkheden, je hebt bijvoorbeeld niet alle deelnemers aan de vergadering in beeld.
3. Gallery view of speaker view
Rechtsboven in je scherm vind je de mogelijkheid om te switchen tussen gallery view en speaker view. Bij zoom kun je het beeldscherm namelijk op twee manieren in beeld brengen. Bij speaker view zie je degene in beeld die het woord heeft. Bij gallery view zie je alle deelnemers aan een meeting, tot een maximum van 25. Bij degene die het woord heeft verschijnt een gekleurd lijstje op het beeld.
4. Zet je microfoon op mute
Links onderin je scherm zie je een microfoontje en een camera staan. Die kun je in- en uitschakelen door erop te klikken. Als je je microfoon uitzet, staat er een rood streepje door. Als je op je eigen beeld klikt, zie je rechtsboven in de hoek ‘mute’ of ‘unmute’ staan. Ook hier kun je de microfoon aan en uit zetten.Zet je microfoon uit tijdens een vergadering, zodat andere deelnemers geen achtergrondgeluiden horen. Ook als je zelf oortjes in hebt, wordt alle geluid in je omgeving opgevangen.
5. Gebruik van de camera
Het is wel zo aardig om je camera aan te zetten, dan heb je nog een beetje het idee dat je elkaar echt ontmoet. Als je de andere deelnemers aankijkt, lijkt het juist of je van ze wegkijkt. Kijk als je aan het woord bent recht in de camera. Ga niet voor een raam of lichtbron zitten, de andere deelnemers zien dan alleen je silhouet. Zet de camera op de goede hoogte, zodat mensen niet van onderaf tegen je aankijken.
6. Door elkaar heen praten.
Zoom geeft één persoon tegelijk het woord. Dat maakt online vergaderen wat lastiger. Hier heeft de voorzitter een belangrijke taak. In het midden onder in het scherm staan nog allerlei opties. Een daarvan is reactions.
-
- Je kunt hier een handje opsteken als je wat wilt zeggen. Dat kan iedereen zien en de voorzitter kan jou dan het woord geven.
- Je kunt een duimpje opsteken, dit kun je gebruiken om aan te geven dat je het ergens mee eens bent.
- Je kunt zelfs digitaal applaudisseren en er zijn andere emoticons die je kunt gebruiken.
7. Chatfunctie
Zoom heeft ook een chatfunctie. Die staat niet bij iedereen standaard aan, het is dus goed om af te spreken of je die wel of niet gebruikt. Je kunt berichtjes naar de hele groep sturen, bijvoorbeeld als je een link wilt delen. Je kunt berichtjes naar een van de deelnemers sturen, bijvoorbeeld als je kort iets wilt overleggen.
8. Opname maken van de vergadering
Met de functie record neem je de vergadering op. Dat kan handig zijn als je notulen moet maken of als iemand de vergadering wil terugzien. Linksboven in het scherm kun je zien of een vergadering wordt opgenomen.
9. Achtergrond
Omdat je meestal van huis uit zoomt, zien anderen een stukje privé van je. Misschien vind je dat niet erg, het kan ook wel wat toevoegen. Als je dat niet wilt, kun je voor een andere achtergrond kiezen. Linksboven in de hoek van je scherm staat een groen embleem. Als je daarop klikt, kun je rechtsboven naar instellingen. Bij Background en Filters, Virtual Backgrounds kun je een via + achtergrond toevoegen. De achtergrond moet een afmeting hebben van 16:9 of 1920×1080 pixels. Je kunt die achtergrond bijvoorbeeld in Canva maken en het logo van de organisatie waarvoor je de meeting bijwoont verwerken.
10. Presentatie laten zien
Onder in het midden van je scherm zie je de optie ‘share screen’, hier kun je het scherm van je computer delen als je bijvoorbeeld een presentatie wilt laten zien. Als je erop klikt, zie je de diverse opties. Meestal zul je het scherm delen waar je achter zit. De andere deelnemers zien wat jij ook ziet. Sluit daarom programma’s waarvan je niet wilt dat anderen ze zien.
11. Veiligheid
Zeker toen online vergaderen nieuw was, hoorde je veel over de veiligheid. Er waren vergaderingen waar plotseling pornobeelden werden gedeeld. Dit voorkom je door de link voor een vergadering alleen met deelnemers te delen en de deelnemers eerst in een wachtkamer te zetten, dan weet je wie je binnenlaat. Degene die de vergadering ‘host’ kan ervoor kiezen dat deelnemers een password moeten gebruiken. Als iedereen aanwezig is, kun je als host bij security op ‘lock meeting’ klikken, dan kunnen er geen nieuwe deelnemers binnenkomen. Ongewenste gasten kun je verwijderen door bij participants met de muis over de naam te gaan en op remove te klikken.
Etiquette
Eigenlijk kunnen we hier kort over zijn: beschouw een zoom meeting als een echte vergadering. Doe geen dingen die je ook niet zou doen als je fysiek bij elkaar bent.
Ga niet in je joggingbroek achter de computer te zitten (de burgemeester van Antwerpen zat in z’n onderbroek achter de camera, maar vergat de grote spiegel achter zich)
- Richt je op de vergadering en doe geen andere dingen tussendoor
- Zet andere programma’s uit, zodat je niet gestoord wordt door meldingen
- Voor eten en drinken geldt ook dat je dat net zo doet als tijdens fysieke vergaderingen. Je kunt best afspreken om een ontbijt- of lunchvergadering te organiseren
- Zorg dat mensen elkaar kennen, doe eventueel een voorstelrondje
- Ben jij organisator van de vergadering, sluit dan pas af als iedereen weg is
Wil je meer weten over repeteren met Zoom. Lees dan dit artikel
Meer weten over online vergaderen met een stemming. Lees dan het artikel van De Bazuin Utrecht.