De meeste verenigingen hebben tegenwoordig een website. De rol van de website is door de opmars van vooral Facebook wel veranderd. Het is niet meer dé vindplaats voor alle nieuws en aankondigingen voor het publiek. Toch verdient de website wel degelijk een plaats binnen de totale communicatie. Het is nu een informatiebron, waar bezoekers heel gericht informatie zoeken. Er moet dus nog zeker aandacht en tijd aan worden besteed.
Wie bezoekt je website?
De meeste verenigingen hebben ongeveer dezelfde doelgroepen die een website bezoeken. Het is van belang om de informatie die je erop zet daarop aan te passen. We noemen hier de belangrijkste bezoekers van je website, verdeeld in doelgroepen:
- Je eigen leden
- (Ouders van) nieuwe potentiële leden
- Publiek
- Donateurs en sponsoren
Contactgegevens
De belangrijkste gegevens van je website zijn je contactgegevens. Op deze pagina moet minimaal het adres staan van je secretariaat. Maar vergeet ook niet om de locaties en tijden te noemen waarop de vereniging oefent. Bestuursleden bepalen natuurlijk zelf welke gegevens zij openbaar gemaakt willen hebben. Om privacy te waarborgen, kun je e-mailadressen aanmaken die de functie aangeven. Bijvoorbeeld voorzitter@muziekvereniging.nl, secretaris@muziekvereniging.nl of penningmeester@muziekvereniging.nl. Ook voor functies als instrumentenbeheer, pr en opleiding kun je aparte e-mailadressen laten maken. Een bijkomend voordeel daarvan is, dat als bestuurders vertrekken, de e-mailadressen hetzelfde blijven.
Opleiding
Elke muziekvereniging bepaalt zelf de manier waarop leerlingen worden opgeleid. Het is wel belangrijk om op de website te vermelden hoe een traject van aanmelden tot meespelen in de vereniging verloopt. Van aanmelding, tot docenten of muziekschool, opleidingsorkest(en) tot het uiteindelijk meedoen op het hoogste niveau van je verenigingen. Vertel een verhaal waarmee je leerlingen en hun ouders verleidt om zich bij jouw vereniging aan te sluiten.
Verenigingsinformatie
Bezoekers van je website willen weten hoe je vereniging in elkaar zit. Welke onderdelen zijn er, wie zijn de dirigenten, instructeurs, docenten. Het kan bepalend zijn als iemand lid wil worden van je vereniging. Maar wat nog veel belangrijker is om te vermelden, is waar je als vereniging voor staat. En bedenk, bij elke vereniging is het gezellig. Wat maakt jouw vereniging uniek? Als dat de discipline is tijdens de repetities omdat je een topprestatie wilt leveren, noem dat dan ook. Of dat je van je publiek steeds weer hoort dat het plezier eraf spat als jullie op het podium zitten. Misschien kenmerkt jouw vereniging zich doordat je ook buiten het muziek maken heel veel samen onderneemt. Wat zijn je activiteiten? Welk repertoire speel je vooral? Het zijn allemaal aspecten die jouw vereniging onderscheiden van anderen.
Vrienden (sponsoren en donateurs)
Elke vereniging wil graag donateurs en sponsoren die financieel of materieel aan de vereniging bijdragen. Noem je sponsoren op je website (tenzij ze liever anoniem blijven). Doe dat op een ludieke manier, door bijvoorbeeld over elke sponsor te vertellen wat de binding is met je vereniging en wat je leden en aanhang voor de sponsor terug kunnen doen. Vertel ook hoe personen en bedrijven je vereniging kunnen steunen. Denk niet alleen aan geld, maar ook aan middelen en menskracht. Lees hier meer over het werven en behouden van sponsoren. Menskracht, natuurlijk! Wat zou je als vereniging zijn zonder vrijwilligers. Besteed ook daaraan aandacht. Wat heb je nodig aan hulp? Wees concreet en omschrijf de taak en de hoeveelheid tijd die het kost. Lees hier meer over het werven en behouden van vrijwilligers.
Nieuws
Als je die website eenmaal hebt, is nieuws het meest lastige deel om te onderhouden. Je ziet ze genoeg, de website met het laatste nieuws dat vijf jaar oud is. Bedenk dus goed of je consequent kunt zijn in het delen van je nieuws.
Misschien moeten de Facebook-pagina en de website als een verlengde van elkaar worden gezien. Nieuwsberichten en aankondigingen van de een staan ook automatisch op de ander. Daarom kan het handig zijn dat de redactie van de website ook het vullen van de Facebook-pagina voor haar rekening neemt.
Een andere optie is dat je een ‘Facebook likebox’ laat inbouwen in je website (zie de afbeelding). Via een likebox leg je een snelle verbinding naar je Facebookpagina. Bezoekers kunnen zo op je website al makkelijk je pagina liken. Ze zien ook wie van hun vrienden de pagina al leuk vinden. Bovendien staat het laatste nieuws dat je via Facebook deelt zo al automatisch op de website. Nadeel is dat er voor ouder nieuws gescrold moet worden.
En wat is dan nieuws?
Nieuws is interessant voor een grote groep mensen en het is actueel. Voorbeelden van nieuws:
- concerten
- activiteiten/evenementen/uitjes
- jubilea/bestuurswisselingen
- nieuwe sponsoren
Privacyverklaring
De nieuwe privacywetgeving ofwel AVG is duidelijk: iedere organisatie is verplicht aan klanten en relaties te vertellen wat je met persoonlijke gegevens doet. In jargon: hoe je persoonsgegevens verwerkt. Door een privacyverklaring op de website voldoe je gemakkelijk aan deze informatieplicht. Zet je privacyverklaring duidelijk op je website! Bijvoorbeeld onderin de ‘footer’ en op de pagina contact. Gebruik de voorbeelden in het AVG-programma. De KNMO biedt dit programma als 15 stappenplan aan voor 15 euro. Je kunt het aanvragen op www.knmo.nl/avg. In alle documenten waar naar persoonsgegevens wordt gevraagd, verwijs je naar deze privacyverklaring.
Let op: de afwezigheid van een Privacyverklaring op een website is een rode vlag want iedereen kan dan zien dat je niet aan de AVG voldoet.
Besloten ledengedeelte
Buiten de rol als extern communicatiemiddel naar het publiek kan de eigen website ook een functie voor de eigen leden hebben. Op Facebook is het wel mogelijk om een besloten groep aan te maken die alleen toegankelijk is voor leden, maar je bent hier niet zo flexibel met het plaatsen van documenten als op een website.
Een website met een besloten omgeving is ideaal om informatie te delen die uitsluitend bestemd is voor je leden. Het is daarbij dan wel zaak om via een ‘portaal’ selectief toegang te geven. Leden loggen in met gebruikersnaam en wachtwoord. Die aanmelding geeft dan toegang tot afgeschermde pagina’s op de site.
Vrijwel alle pakketten om websites vorm te geven, bieden de mogelijkheid om delen van de website af te schermen voor het publiek. Dit geldt in elk geval voor WordPress, Joomla en Drupal.
Aanmelden
Bij het toegang verlenen zijn meestal verschillende niveaus aan te geven. Elk niveau kan dan gekoppeld worden aan bepaalde pagina’s. Zo kun je bijvoorbeeld bestuursleden toegang geven tot specifieke informatie voor het bestuur. Bij aanmelden kan dit niveau gekoppeld worden.
Aanmelden van leden en andere bezoekers kan over het algemeen op de inlogpagina van de website gebeuren. Vaak krijgt de administrator van de website een bericht dat iemand zich heeft aangemeld. Vervolgens kan deze beslissen of iemand wordt toegelaten of niet. Of er is een optie waarbij de aanmelding teruggedraaid kan worden.
Gebruik bij de aanmeldingsprocedure een extra beveiligingsstap. Een zogenoemde Captcha waarbij cijfers en letters moeten worden nagetypt, is daar een voorbeeld van. Met deze beveiliging voorkom je dat ongewenste bezoekers – zoals spamsites – gemakkelijk toegang krijgen.
Wil je reageren op dit artikel? Stuur dan een mail naar info@knmo.nl
Bron: Brabantse Muziekbond