Een communicatieplan kan kort of uitgebreid zijn. Je legt er precies in vast wat je gaat doen, binnen welke periode en met welke middelen. Je kiest zelf in hoeverre het nuttig is voor jouw club en bijbehorende communicatie-inzet om specifiek of meer globaal te zijn bij het samenstellen van het plan. Het belangrijkste is dat je na gaat denken over de manier waarop jouw vereniging communiceert met haar doelgroepen en waarom je dat doet of gaat doen. Dat klinkt simpel, maar zo eenvoudig is het niet.
Communicatiedoelstellingen
Om te beginnen spreek je af wat je als club wilt bereiken via communicatie. Zo wil je bijvoorbeeld je naamsbekendheid vergroten of op de lange termijn meer jeugdleden enthousiasmeren. Communicatiedoelstellingen zijn vaak een afgeleide van de algemene doelen die jouw vereniging nastreeft. Maak voor elk doel een aparte doelstelling en formuleer ze SMART. Zo meet je tussentijds en nadien in hoeverre je communicatie-uitingen en inzet effect hebben.
Doelgroepen
Je communiceert als vereniging met verschillende doelgroepen. Leg deze groepen allemaal vast en omschrijf ze zo specifiek mogelijk. Maak een persona per doelgroep zodat je goed voor ogen hebt tegen wie je communiceert. Dit voorkomt een hoop ruis als je later jouw strategische plannen omzet in communicatiemiddelen en bijvoorbeeld op basis van jouw plan met een (nieuwe) website aan de slag gaat.
Boodschap
Nu je weet tegen wie je het hebt en wat je daarmee wilt bereiken wordt het tijd dat je aan de slag gaat met jouw boodschap. Een boodschap is niet het stukje tekst dat je later via een flyer of Facebookbericht communiceert. De communicatieboodschap is algemener van aard. Deze boodschap giet je vervolgens in verschillende creatieve concepten. Het kan natuurlijk goed zijn dat voor een deel van je doelgroepen en doelstellingen de communicatieboodschap constant is, maar toch wil je als club soms verschillend en verrassend voor de dag komen (bijvoorbeeld bij communicatie rondom verschillende concerten). Dat vergt creativiteit, maar als je de basis goed vastlegt denk je conceptueel altijd in de goede richting en weet je zeker dat jij je communicatie effectief inzet.
Onthoud: vooral binnen social media is het behalen van je communicatiedoelstelling soms trial and error. Probeer uit wat werkt bij jouw doelgroepen. Door het aantal likes of reacties zie je direct wat aanslaat en wat niet. Monitor de bewegingen online en ondervindt zo direct wat jouw doelgroep aanspreekt. Gebruik deze kennis om ze in beweging te krijgen.