Elke vereniging binnen de KNMO is verplicht om een kascommissie te hebben. Deze verplichting vloeit voort uit de wet: de wetgever wil dat elke jaarrekening gecontroleerd wordt vóórdat de ledenvergadering deze goedkeurt. Ook in vrijwel alle statuten staat voorgeschreven dat er een kascommissie moet zijn.
De naam ‘kascommissie’ is weliswaar ingeburgerd, maar eigenlijk is de naam fout want deze commissie moet veel méér doen dan alleen de kas controleren. De kascommissie heeft als hoofdtaak het controleren van de jaarrekening van de vereniging. Dat houdt in dat de commissie de volgende punten onderzoekt:
- is er een balans, een exploitatierekening en een toelichting daarop?
- kloppen de bedragen die in de balans en exploitatierekening staan? D.w.z. zijn de bedragen van elke post in de jaarrekening correct (juist én volledig)? De commissie moet ook nagaan of de op de balans vermelde bezittingen (banktegoed, kasgeld maar ook andere eigendommen zoals uniformen en instrumenten daadwerkelijk aanwezig zijn.
- zijn relevante wettelijke en andere bepalingen nageleefd? Denk bijv. aan belastingverplichtingen (omzetbelasting, loonbelasting), sociale verzekeringen, Buma.
Als de vereniging dergelijke verplichtingen niet goed heeft nageleefd, is de kans aanwezig dat er een schuld aan bijv. de belastingdienst bestaat die ten onrechte niet vermeld is in de balans. - is de presentatievorm zodanig dat de ledenvergadering adequaat geïnformeerd wordt over het in het afgelopen boekjaar gevoerde financiële beleid en daarover een oordeel kan geven?
In de praktijk wordt de jaarrekening natuurlijk door de penningmeester opgesteld, maar formeel is het gehele bestuur verantwoordelijk. De jaarrekening moet zelfs door elk individueel bestuurslid ondertekend worden. Een goede controle door de kascommissie is dus niet alleen belangrijk voor de leden(vergadering), maar ook voor elk bestuurslid omdat daarmee met een gerust hart ondertekend kan worden.
Controle is zeker geen kwestie van wantrouwen; het is voldoen aan de verplichting om zekerheid te bieden aan de ledenvergadering dat de jaarrekening in orde is. Van een goede kascommissie mag verwacht worden dat deze met een positieve insteek goed controleert en zowel onopzettelijke administratieve fouten (niet álle eventuele foutjes) als opzettelijke fouten (bijv. fraude) constateert.
Het spreekt vanzelf dat elk bestuur en elke penningmeester alle medewerking zal verlenen aan het goed kunnen functioneren van kascommissies. De wet schrijft trouwens ook voor dat “het bestuur verplicht is de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.”
Kascommissies hebben een grote verantwoordelijkheid. De algemene ledenvergadering moet erop kunnen vertrouwen dat de kascommissie zijn belangrijke werk goed uitvoert.
Het werk van een kascommissie is heel belangrijk, maar niet heel moeilijk. Iemand met enige administratieve en financiële kennis kan de controles goed uitvoeren, mits hij of zij daarbij gebruik maakt van checklists.
Zelfs iedere ervaren accountant zal bij elke controle van een jaarrekening gebruik maken van checklists. Zonder het gebruik van checklists is het bijna onmogelijk om geen belangrijke aandachtspunten over het hoofd te zien, hoe ervaren iemand ook is.
| Meer informatie In De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen vindt u checklists voor een gedegen controle. In de gids wordt bovendien stap voor stap voor elke post van de jaarrekening uitgelegd hoe de controle kan worden gedaan en wat de bijbehorende aandachtspunten zijn. De Kascommissiegids bevat niet alleen praktische checklists voor de jaarlijkse ‘kascontrole’, maar ook andere concrete tips om het geldverkeer en de administratie te beveiligen. Zie www.kascommissiegids.nl |