De beste manier om leden te behouden is: “Neem ze serieus!” De tijd dat je als bestuur op het pluche zat en bepaalde wat goed was voor je vereniging is voorbij. De tijd dat je tegen je leden kon zeggen: “Het lidmaatschap van onze muziekvereniging brengt ook verplichtingen met zich mee!”, is ook voorbij. De tijd van nu vraagt om een hedendaagse manier van besturen. Ga als bestuurder dus met je tijd mee! En bedenk dat elk lid dat vertrekt er één teveel is. Lees hier meer informatie over bestuur & organisatie. Accepteer ledenterugloop niet, met het excuus dat ‘alle muziekverenigingen te kampen hebben met ledenterugloop’, want dat zien we bij de KNMO ook anders.
Veel gehoorde verklaringen van ledenterugloop
- Alle muziekverenigingen hebben er last van
- De jeugd wil niet meer in uniform lopen
- Als ze gaan studeren, ben je ze kwijt
- Ze hebben zoveel andere hobbies
- Onze sector heeft een ‘suffig/oubollig’ imago
- We hebben te maken met vergrijzing
Niet weten, maar meten
Grijp in zodra je ziet dat het ledenaantal terugloopt. Stilstand is ook al achteruitgang! Grijp in zodra je ziet dat de opkomst bij je activiteiten terugloopt. Absentie is een eerste signaal. Hou absentielijsten bij, kijk wie vaak afwezig is en ga daar snel een gesprek mee aan om te vragen waarom ze wegblijven. Vraag door, want ‘te druk’ is geen excuus. Mensen blijven weg omdat ze het niet leuk genoeg vinden.
Luister naar signalen
Ga ervan uit dat je leden het moeilijk vinden om te vertellen dat ze niet tevreden zijn. Zelfs als je heel concrete vragen stelt, zullen ze het nog moeilijk vinden om de ware reden te vertellen. En als leden bij je komen, luister dan. Vraag door, schrijf op, herhaal. Neem ze serieus. En koppel terug wat je met de signalen hebt gedaan, ook al is er geen oplossing, ook vind jij het de meest grote onzin die je ooit gehoord hebt. Hou regelmatig enquêtes om te achterhalen hoe je leden over de vereniging, het bestuur, de dirigent, instructeur of muziekdocenten denken. Survio is een hele leuke manier om enquêtes op te stellen.
Organiseer leuke activiteiten en organiseer ze goed!
De belangrijkste reden dat leden vertrekken, is dat ze het niet leuk genoeg vinden bij je vereniging. Ze vinden andere dingen leuker. Zorg er daarom voor dat je leuke activiteiten organiseert, zodat je leden er steeds weer naar uitkijken. We bedoelen hier de activiteiten die de hoofdactiviteit van je vereniging zijn. Dat begint al met de wekelijkse repetitie of oefenavond. Die moet energie geven. Ken je dat gevoel? Dat je ‘s avonds doodmoe van je werk terugkomt en eigenlijk het liefst op de bank voor de tv ploft? En dat je dan naar de repetitie of oefenavond gaat en daar weer enorm veel energie van krijgt? Dat moet er elke week zijn! De optredens die je organiseert, zijn mijlpalen om naar uit te kijken. Mijlpalen die je niet wilt missen! Betrek je leden al bij de voorbereidingen (zie ook Interne Communcicatie). Zorg ervoor dat alles om het optreden heen (bijvoorbeeld vervoer, eventueel catering) goed geregeld is (zie ook Optredens).
“Verplichtingen”
Elke vereniging heeft ook activiteiten die minder leuk zijn. Ik hoor je zeggen: “Dat komt altijd op dezelfden neer!” Niemand staat vooraan en het zijn ook altijd dezelfden die een ‘smoes’ verzinnen om niet mee te doen. Daar begint het al. Als je weet dat het een smoes is, is er dus een andere reden om niet mee te doen. Achterhaal wat die reden is en doe er wat mee. En kan de activiteit misschien anders? Probeer ‘om te denken’. Hoe je van een ‘vervelende’ activiteit toch iets leuks, bijvoorbeeld door de omstandigheden leuker te maken. Leg ook goed uit waarom je de activiteit onderneemt. Bijvoorbeeld om financiële redenen. Maak dat concreet, door te zeggen wat je met de opbrengst kunt betalen. Zorg er ook voor dat je leden altijd het gevoel hebben dat ze welkom zijn om mee te doen. Want als het inderdaad zo is, dat het ‘altijd op dezelfden neerkomt’, kunnen anderen het gevoel hebben dat zij er dan ook niet bijhoren.
Een voorbeeld
Er is een muziekvereniging die elk jaar potgrond verkoopt. Op een zaterdagmorgen gaan ze met z’n allen langs de deuren. Ze bellen aan en wie potgrond wil kopen, krijgt meteen een of meer zakken. Dat die actie elk jaar een succes is, begint bij de voorbereiding. Er wordt gevraagd wie een aanhanger heeft. Er wordt goed gekeken naar de verdeling in groepen, met een mix van vrienden en mensen die elkaar niet zo goed kennen. De dag wordt begonnen met een kopje koffie. Een paar leden hebben cake gebakken, dus er is ook iets lekkers. De actie is van tevoren aangekondigd, dus veel mensen weten dat de vereniging langskomt. En na afloop is er voor iedereen weer wat te eten en te drinken. De combinatie van goede organisatie en denken aan het aspect gezelligheid, zorgt steeds weer voor een goede opkomst!
Nog een voorbeeld
Er is een muziekvereniging die grote concerten geeft op verschillende locaties. Na afloop van zo’n concert moet er veel opgeruimd worden. Dus de voorzitter vraagt of iedereen kan helpen. Toch zijn er veel leden die direct naar huis gaan, dus het komt altijd op dezelfden neer. Als het bestuur met de leden die niet meehelpen gaat praten, horen ze de volgende argumenten:
- Er zijn er toch genoeg die helpen, de vorige keer kon ik niets doen
- Ik heb last van mijn rug, dus kan niet tillen
- Zo handig ben ik niet, ik loop alleen maar in de weg
De organisatie besloot om het anders te regelen, er werd een draaiboek gemaakt, met een lijst van werkzaamheden die gedaan moesten worden. Er werd aan de leden gevraagd wat ze van deze lijst zouden kunnen doen. Degene met rugproblemen kreeg het draaiboek in handen en verdeelde het werk. Omdat er vooraf al goed was geïnventariseerd, hielpen er meer leden dan de vorige keer. Omdat er een draaiboek was, werd het werk veel efficiënter gedaan. Omdat iemand de werkzaamheden coördineerde, liep er niemand rond die ‘niets te doen had’. Omdat het werk zo snel klaar was, was er na afloop nog tijd om even gezellig samen wat te drinken. Als het goed georganiseerd is en gezellig, willen mensen er graag bij zijn!
Bindingsactiviteiten
Samen muziek maken is leuk, maar het is ook leuk om activiteiten buiten het muziek maken om te organiseren. Je vindt hier een aantal ideeën ter inspiratie, maar we zijn ook benieuwd naar de leuke activiteiten van jouw vereniging. Deel ze door te mailen naar info@knmo.nl.