Ledenwerving

Helaas, dé manier om leden te werven bestaat niet. Je gaat hier dan ook geen kant en klaar actieplan lezen dat je direct een x-aantal nieuwe leden oplevert. Iedere vereniging is anders en opereert in een omgeving/gemeenschap met zijn eigen kenmerken. Wat bij de ene vereniging werkt, werkt bij een andere mogelijk niet. Op deze pagina vind je informatie waarmee je met jouw vereniging aan de slag kunt om te verkennen wat bij jouw vereniging wel of niet zou kunnen werken.

Dit document is mede tot stand gekomen door eens te bekijken hoe ledenwerving- en behoud bij andere ‘takken van sport’ wordt aangepakt. Kunnen we daar als muziek- en majorette/twirlverenigingen wat van leren? Wij denken van wel.

Een belangrijk punt om direct aan te kaarten is dat ledenwerving onlosmakelijk verbonden is met ledenbehoud! Leden vormen de vereniging en leden zijn de belangrijkste ambassadeurs van je vereniging. Ledenbehoud is eigenlijk ook een vorm van ledenwerving. Kinderen nemen klasgenootjes mee, ouders, buren, familieleden, oppaskinderen worden lid. Hoe meer leden je behoudt, hoe meer leden je erbij krijgt.

Een ander belangrijk punt is dat ledenwerving- en behoud continu de aandacht moet hebben. Het zou bijv. elke bestuursvergadering op de agenda moeten staan en het is raadzaam om hier een commissie voor in te stellen. Eén keer in de zoveel jaar een ledenwervingsactie opzetten zet geen zoden aan de dijk. Niemand wordt lid omdat jij dat wil. Men wordt lid omdat men dat zelf wil.

Goede voorbereiding

Voordat je begint met een ledenwervingsactie is het interessant om eerst je vereniging eens onder de loep te nemen. Dat kan met een eenvoudige analyse. Deze analyse kan je informatie opleveren die je kunt gebruiken in de communicatie rondom de ledenwerving, maar ook in andere communicatie met je leden en met andere samenwerkingsverbanden. De analyse die je in de voorbereiding maakt bestaat uit 4 onderdelen: (Ledenonderzoek, Imago (wie ben ik, wat voor beeld heeft men over de vereniging), Externe analyse, Acties/middelen.

Ledenwerving en communicatie in het algemeen vraagt om een goede relatie met o.a.:

• Scholen/Muziekschool
• Lokale pers
• Gemeente
• Ouders
• Leden

a) Ledenonderzoek

• hoe is het ledenbestand op dit moment samengesteld (ledenaantal, geslacht, leeftijd, sociale klasse, afkomst)
• hoe ontwikkelt zich het ledenaantal?
• hoe verhoudt zich het aantal nieuwe leden dat er in een seizoen bijkomt (instroom) tot het aantal leden dat zich per seizoen afmeldt (uitstroom)?
• ken je de redenen waarom leden zich afmelden?
• wordt er gestructureerd gewerkt om dit inzicht te verkrijgen?
• welke redenen worden er genoemd voor afmelden als lid?
• zijn dit verenigingsgebonden factoren? (repetitietijd, dirigent, instructeur, training, organisatie e.d.) of zijn dit niet verenigingsgebonden factoren? (bijv. verhuizing, studie)?

Wie bereik je nu (niet):

• voor jeugdige leerlingen: op welke basisschool zitten deze leerlingen (indien er meer basisscholen zijn in jouw dorp/stad)?
• is er contact met alle scholen?
• uit welke wijken komen de leden?
• zie ook de eerste vraag over de samenstelling van het ledenbestand.

Natuurlijk weet je het antwoord op veel van deze vragen. Maar het is handig om het eens op papier te zetten. Je krijgt op deze manier bovendien een overzicht van de doelgroepen die je wellicht nog niet bereikt.

b) Imago

Het imago is kort gezegd het beeld dat anderen van de vereniging hebben. Dit is gebaseerd op de identiteit, maar hoeft daar niet per definitie mee overeen te komen. Liever wel natuurlijk. Uiteraard zijn er allerlei factoren die het imago bepalen, je hebt hier echter zelf wel enige invloed op. Besef dat je bij alle activiteiten die je als vereniging onderneemt aan het communiceren bent. Je bent voortdurend bezig een beeld neer te zetten van de vereniging. Of je nu over straat loopt, een concert geeft of een optreden verzorgt tijdens een braderie in je dorp/stad; je werkt hiermee aan het beeld dat mensen hebben van je vereniging in het bijzonder en blaasmuziek/slagwerk/majorette in het algemeen. Maar ook de manier waarop je vereniging is georganiseerd, communiceert met leden, activiteiten ontwikkeld voor leden dragen bij aan het imago.

Jouw leden hebben ooit de beslissing genomen dat ze bij de vereniging willen horen. Zij kunnen je dus belangrijke informatie verschaffen die je kunt gebruiken in je communicatie

Belangrijke vraag is dan ook:

• Hoe zien je leden de vereniging?
• Waarom zijn ze juist lid geworden van jouw vereniging?
• Wat was er belangrijk bij het zoeken naar een passende hobby en vereniging?
• Wat is de sfeer binnen de vereniging?
• Hoe hebben leden kennis gemaakt met de vereniging?
• Bied je voor elke doelgroep/leeftijdsgroep interessante activiteiten?

Je kunt dit nog verder trekken door ook te bekijken hoe anderen de vereniging zien. Vraag in de straat, bij je buren of bekenden of men je vereniging kent, hoe men de vereniging kent en welke uitstraling deze heeft. Komt dit wel overeen met de wie je als vereniging werkelijk bent?

Op deze manier kun je punten naar voren halen die je kunt gebruiken in de ledenwerving. De redenen waarom je leden lid zijn, gelden wellicht ook voor anderen die nu geen lid zijn. Laat de eigen leden in de ledenwerving aan het woord, laat hen vertellen waarom het zo leuk is om bij de vereniging te zijn.

Ook de informatie die je krijgt van anderen buiten de vereniging kun je gebruiken. Komen hier negatieve punten naar voren of punten die niet overeenkomen met wie je werkelijk bent (je identiteit), dan kun je allereerst eens bekijken wat je kunt doen als vereniging zelf om dit beeld te veranderen. Maar je kunt het ook gebruiken in je ledenwerving om bepaalde punten te weerleggen.

c) Externe analyse

• wie zijn de concurrenten van je vereniging (dit zijn niet alleen andere muziekverenigingen maar ook bijv sportverenigingen)
• wat is de contributie bij die concurrenten, wat zijn hun sterke/zwakke punten
• is er contact met buitenschoolse opvang in je dorp/stad/wijk. Zo nee, is het een mogelijkheid om hier mee samen te werken
• is het mogelijk om met andere verenigingen samen te werken (zowel binnen als buiten onze sector)
• wat is de positie van je vereniging binnen je dorp/wijk/stad. Kent men de vereniging? Wordt de vereniging gevraagd om aanwezig te zijn bij activiteiten in je dorp/wijk/stad? Denk daarbij aan intocht Sinterklaas, Braderie, Koningsdag, kerstconcert etc. etc. Is dit niet zo dan ligt hier nog een hele belangrijke taak.

d) Acties en middelen

• hoe kom je nu aan nieuwe leden?
• welke middelen zijn/worden ingezet om leden te werven cq. te behouden?
• welke kosten maakt je vereniging om leden te werven cq. te behouden?
• welke resultaten boek je met de huidige aanpak?

Na de analyse (a t/m d) heb je een beter beeld gekregen van je vereniging en het ‘umfeld’ waarin deze opereert. Zoals al gezegd, veel van bovengenoemde vragen kun je eenvoudig beantwoorden. Het gaat er echter om dat je, doordat je bewust e.e.a. op papier zet, informatie boven water krijgt die je kunt gebruiken in je communicatie.

Aan de slag!

De analyse kan je wat handvatten aanreiken waarmee je aan de slag kunt gaan in je ledenwerving. Daarbij is het belangrijk om een aantal zaken vast te stellen. Denk hierbij aan:

• wat is het budget (is er sponsoring mogelijk)
• wie gaat de actie coördineren (speciale commissie en zo ja, wie zit hier in en vergeet hierbij niet de jeugdleden, bestuur?)
• op wie gaan we ons richten (speciale wijk, school, leeftijd? Wat komt uit de analyse?)
• welk moment/tijdstip (einde schooljaar, na een concert, na een kampioenschap, na een activiteit die publiciteit met zich meebrengt, één moment of vaker in het jaar)
• wat gaat de actie inhouden? En inherent hieraan; wat kunnen we aan, hebben we voldoende mensen?

De beste en makkelijkste vorm van reclame is mond-tot-mond reclame. Tevreden ouders en leden spreken met andere ouders en leden. Dit is natuurlijk ook heel persoonlijk. Mensen houden van een persoonlijke benadering. Gebruik de eigen leden in de werving, zet je eigen leden in om andere leden te werven.

Promotie-/Communicatiemateriaal

Welke actie je ook opzet; zorg dat je gezien wordt! De genoemde communicatiemiddelen kun je specifiek inzetten bij een ledenwerfactie, maar kunnen (moeten) natuurlijk ook gebruikt worden om je vereniging in algemene zin op de kaart te zetten (denk hierbij aan website, pers, social media).

Beperk je niet tot één folder maar zorg dat je actie overal in je dorp/wijk/stad gecommuniceerd wordt. Zet zoveel mogelijk communicatiemiddelen in om iedereen te laten weten dat er plaats is voor nieuwe leden. Zorg ervoor dat alle middelen volgens dezelfde ‘huisstijl’ zijn gemaakt; dus gebruik dezelfde kleuren, foto’s etc. Iemand die bijv. een folder krijgt moet meteen de link leggen met de posters die hij heeft gezien of de flyer die hij heeft ontvangen.

Folder of brochure

Een folder of brochure is een goed middel om uitgebreide informatie over jouw vereniging te verstrekken. Een folder is één vel papier dat op verschillende wijze kan worden gevouwen. Een brochure is uitgebreider en bestaat uit min. 8 pagina’s. Vaak hebben ouders vragen over bijv. de lestijden, contributie, extra kosten etc. Die kun je in een folder kwijt. Belangrijk bij het samenstellen van de tekst is de informatie die je verkregen hebt met de analyse. Wat maakt jouw vereniging bijzonder, waarom zijn je leden lid geworden, wat is er leuk aan muziek maken/dansen. Iedere vereniging noemt zich gezellig, maar wat maakt jouw vereniging nu uniek?

Onderstaand enkele tips voor het schrijven van een folder/brochure:

• Schrijf voor de lezer. Een tekst voor kinderen is anders dan een tekst voor de ouders. Bepaal voor wie je de folder maakt.
• Schrijf kort en bondig, geen overbodige informatie. Maak korte zinnen.
• Vermeld met wie men contact op kan nemen om zich aan te melden of om meer informatie te verkrijgen (telefoonnummer, e-mailadres).
• Vermeld repetitietijden en eventueel de contributie
• Vermeld de wijze waarop de vereniging werkt (krijgen de kinderen les bij de vereniging of gaat dat via de muziekschool?) Is er een jeugdorkest waar het kind in komt?
• Vermeld ook activiteiten buiten de muziek-/majorettelessen om.

Een folder/brochure kan heel onpersoonlijk overkomen. Maak hem daarom persoonlijk door bijv. je leden de tekst te laten ‘vertellen’. Beeld een foto af van een jeugdlid en laat hem/haar vertellen wat zo leuk is aan de vereniging. Verwerk in de folder/brochure sowieso foto’s. Beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik vooral foto’s van je eigen leden. Laat via foto’s zien wat je doet maar ook welke activiteiten je allemaal organiseert voor de leden.

Flyers

Een flyer is een ongevouwen, bedrukt vel papier. Het papier is meestal een handzaam formaat, A4 of kleiner, zodat het makkelijk uitgedeeld (het zogenaamde ‘flyeren’) of verzonden kan worden. Het papier is aan één zijde of aan beide zijden bedrukt. Een flyer wordt ook wel een ‘leaflet’ genoemd. Op een flyer kun je dus geen uitgebreide informatie kwijt. Een flyer moet er aantrekkelijk/opvallend uitzien.

Enkele tips voor het maken van een flyer:

• Kies een opvallend beeld/foto
• Kies een pakkende slogan/headline (bijv. Wij zoeken jou!)
• Beperk de tekst, gebruik kernachtige zinnen
• Zet aan tot actie: ‘Zorg dat je erbij bent!’ Datum, locatie, tijd

Het drukken van flyers is niet zo duur. Flyers kunt je bijvoorbeeld tijdens een braderie of een openluchtconcert verspreiden, bij jongerencentra, buurthuizen, op school en huis-aan-huis.

Uiteraard is het moment van je ledenactie bepalend of je op een zinvolle manier kunt flyeren. Maar flyers uitdelen vergroot ook de naamsbekendheid van je vereniging en kan dus eigenlijk altijd gedaan worden. Zeker omdat het niet zoveel kost. Uiteraard is de boodschap op een flyer dan wel anders dan de boodschap voor een ledenwerfactie.

Posters

Als verlengde van de flyer kun je ook een poster maken. Hierop komt dezelfde boodschap als op de flyer. Let wel: beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik foto’s van je eigen leden en laat ook hier de eigen leden in korte krachtige zinnen uitleggen waarom je vereniging te gek is.

Vraag leden om de poster voor het raam te hangen tijdens de ledenwerfperiode. Hang de posters op zoveel mogelijk plekken op.

Website

Praktisch elke vereniging heeft een website. Vaak zien die er mooi en verzorgd uit. Tijdens de ledenwerfactie moet de informatie meteen op de homepage van de verenigingswebsite staan. Zorg er ook voor dat ouders die informatie willen hebben over je vereniging op je website de informatie vinden die zij zoeken; lestijd, leslokaal, contributie, eventueel extra kosten, contactpersoon, successen en een agenda, zodat men kan zien wat de vereniging allemaal doet. Uiteraard geldt ook hier: beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik ook op de website je eigen leden die vertellen wat zo leuk is aan de vereniging. Dat kan bijv. ook met eenvoudige filmpjes.

Youtube-kanaal

Film/video is in opmars. Steeds vaker wordt er gebruik gemaakt van videomateriaal om te laten zien wie je bent en wat je doet. Een geweldig concert gegeven? Maak er een compilatie van, laat leden iets vertellen over het concert en plaats het op je website, Facebookpagina of maak een eigen youtube-kanaal aan. Je kent vast iemand die een beetje handig is in het monteren van videomateriaal. Betrek hierbij ook je jeugdleden, je zult versteld staan hoe handig zij zijn met het maken van korte, spontane filmpjes. Denk er ook eens aan om leden te laten vloggen. Plaats deze filmpjes vervolgens weer op social media en zo ontstaat er een geheel in alle communicatieboodschappen van je vereniging.

Social Media

Het inzetten van social media zoals Twitter, Instagram en Facebook is een vanzelfsprekendheid. De jeugd is te vinden op social media. Schakel hiervoor ook je eigen leden in. Laat ook jongeren de Facebookpagina of het Instagram account bijhouden. Zorg ervoor dat leden linkjes over concerten etc. delen. Uiteraard geldt ook hier dat dit in algemene zin een communicatiemiddel bij uitstek is om de jeugd te bereiken, maar ook in het kader van het ledenbehoud. De ledenwerfactie kan hierin ook een plekje krijgen. Het grote voordeel van social media is ook weer dat je de eigen leden inzet om de vereniging bij anderen onder het voetlicht te brengen.

Persberichten

Probeer de ledenwerfactie in de krant te krijgen. Liefst met een foto erbij. Uiteraard is een goed contact met de regionale/plaatselijke pers van essentieel belang. Ook dit geldt in het algemeen. De pers zorgt voor naamsbekendheid van je vereniging. In sommige gemeentes is het lastiger om in het huis-aan-huis blad te komen dan in andere. Zorg er altijd voor dat je een duidelijk persbericht aanlevert (zie ook ‘Persberichten’ elders op deze site) en een goede foto in hoge resolutie.

Uiteraard is het afhankelijk van het budget welke middelen je kunt inzetten om de ledenwerfactie bekend te maken. Het is echter wel zo, dat je op verschillende manieren potentiële leden moet zien te bereiken. Dat kan vooral door het slim inzetten van materiaal op het juiste moment en op de juiste plekken. Het gaat vaak om een combinatie van middelen. Vergeet vooral de eigen leden niet. Zij zijn je beste ambassadeur!

Mogelijke ledenwervingsactiviteiten

Vrienden-/vriendinnenles

Jeugdleden mogen een vriendje/vriendinnetje meenemen naar de les/repetitie.

Laat de leden die hun vriendje/vriendinnetjes hebben uitgenodigd een stuk spelen of laat hen hun show doen. Maak hen bijzonder. Maar vooral: laat de kinderen die komen zelf aan de slag gaan. Zorg voor een gezellige les met een drankje en hapje.

Maak een echte uitnodiging zoals bij een kinderfeestje en laat je leden die persoonlijk uitdelen op school. Vergeet niet om de ouders uit te nodigen om op het eind van de les te komen kijken. Zorg er dan voor dat er op dat moment een kopje koffie is, dat er een flyer of folder is van de vereniging, dat er mensen zijn (eventueel ook ouders van bestaande leden) die vragen kunnen beantwoorden. Mogelijk kun je grote foto’s ophangen met allerlei activiteiten van de vereniging. Noteer de namen/adressen van de kinderen die gekomen zijn zodat je die mogelijk later nog eens met een brief kunt benaderen.

Gratis kennismakingslessen (strippenkaart die elke les wordt afgestempeld)

Gratis lessen zijn altijd leuk. Die kun je aan elke activiteit vastplakken. Met een strippenkaart kun je dit nog mooi visualiseren. Kinderen krijgen dan elke les een stempel/vinkje op de kaart totdat hij vol is. De kaart kan meegegeven worden tijdens bijv. de vrienden-/vriendinnenles, maar je kunt deze ook uitdelen op school, neerleggen bij de bibliotheek, het zwembad. Kortom overal waar jeugd is kun je deze kaarten neerleggen. Zorg wel voor een flyer met uitleg over de kaart of zet achter op de strippenkaart de benodigde informatie.

Muzikale speurtocht

Een heel andere manier om kinderen kennis te laten maken met muziek, majorette of je vereniging is een muzikale speurtocht. Het idee is heel eenvoudig; je zet een speurtocht uit met allerlei activiteiten rondom muziek maken en/of dansen. Kinderen kunnen zo tijdens de speurtocht naar verschillende muziekinstrumenten luisteren, maar het leukste is natuurlijk dat ze ook zelf mogen proberen een instrument te bespelen. Of dat ze zelf twirltechnieken mogen uitproberen. Op het eindpunt zorg je voor een drankje en hapje. Je nodigt de ouders uit om op het einde hun kind op te halen en eigen leden geven dan nog een korte demonstratie. Ook hier geldt; zorg dat je gezien wordt. Vergeet ook hier niet de kinderen een foldertje mee te geven en de adressen te noteren. Deel uitnodigingen uit op school, hang posters/flyers in de bibliotheek, de snackbar, de supermarkt, het zwembad, de muziekschool etc.

Lessen op school/samenwerking met basisschool

Een heel interessant middel om kinderen enthousiast te maken voor muziek en dans is natuurlijk om muziek- en danslessen te verzorgen op school. Dit wordt door veel verenigingen gedaan. Ook hier is het van belang dat je je bestaande leden die op die school zitten betrekt bij deze lessen. Misschien is het mogelijk dat er op het eind van de lessen een klein concert wordt gegeven? Vergeet ook hier niet om de kinderen een folder mee te geven over je vereniging en koppel er meteen een open repetitie aan vast zodat je kinderen die belangstelling hebben een keer in je eigen repetitielokaal kunt ontvangen en daar ook meteen de ouders van informatie kunt voorzien. Een strippenkaart met een aantal gratis lessen erbij en het plaatje is compleet.

Denk overigens ook eens aan de buitenschoolse opvang. Ouders vinden het vaak erg fijn dat hun kind al heeft gesport of naar muziekles is geweest als zij ze ophalen van de buitenschoolse opvang. Als je een docent hebt die ’s middags na school beschikbaar is kan de hele jeugdafdeling direct na school naar de muziekles.

Muziek-/danscarrousel

Misschien ligt het niet voor de hand om andere verenigingen te betrekken bij een ledenwerfactie. Maar elke vereniging zoekt leden (daarom is het ook zo lastig). Waarom de krachten niet bundelen? Een muziek-/danscarrousel (of een andere naam) zou daarvoor een optie kunnen zijn. Kinderen kunnen bij verschillende verenigingen een aantal proeflessen volgen. Uiteraard bij jouw eigen vereniging maar daarnaast bijv. ook bij een kinderkoor en/of dansschool. Het zou natuurlijk helemaal mooi zijn als je dat kunt afsluiten met een gezamenlijk optreden. Tijdens dat optreden kunnen de deelnemende verenigingen informatie verstrekken aan de ouders. Dat zou bijv. kunnen door een soort ‘beursplein’ te maken met standjes van elke vereniging. Verschillende sportverenigingen doen dit in hun dorp/stad al. Ze delen dan een gezamenlijke folder uit op scholen waarin elke vereniging kort uitleg geeft over hun sport en hun aanbod. Zorg wel dat de lessen elkaar opvolgen zodat kinderen ook bij meerdere verenigingen proeflessen kunnen volgen.

Spreekbeurten door leden

Voor kinderen is de vereniging vaak één van de belangrijkste onderdelen van hun leven. Biedt hen de kans om dit te vertellen aan hun klasgenoten. Stel een pakket samen met daarin informatie over de vereniging. Jonge leden kunnen dit gebruiken voor één van hun vele spreekbeurten.

Kinderfeestjes op maat

Vele ouders breken er hun hoofd over; hoe organiseer ik een origineel kinderfeestje? Schiet hen als vereniging te hulp en biedt een kinderfeestje op maat aan. Werk hierbij samen met enthousiaste leden die op deze manier een maatschappelijke stage kunnen lopen. Per kinderfeestje beïnvloed je al snel vijf á tien kinderen.

Open dag

Er wordt van alle kanten door verenigingen aan jonge kinderen getrokken, maar welke sport en vereniging moeten zij kiezen? Organiseer een open dag waarbij potentiële leden en hun ouders jouw vereniging leren kennen. Leg de nadruk op de unieke punten van de vereniging.

Projectorkest

Nodig muzikanten uit om tijdelijk mee te komen spelen in je vereniging. Samen werk je toe naar een optreden. Natuurlijk laat je intussen zien hoe leuk het is om lid te zijn van jouw vereniging. Na afloop van het project vraag je of er interesse is voor een lidmaatschap.